Kenelle tämä on
SaaS-toimittajat, ohjelmistotuotetiimit, digipalvelutoimittajat, integraatiotalot ja IT-konsultit, jotka myyvät Suomen julkisille ostajille.
1. Ohjelmistokysyntä piiloutuu ostajan kieleen
Julkiset ostajat eivät aina kuvaa tulevia ohjelmistotarpeita tuoteryhmien kielellä. Tuleva CRM-, asianhallinta-, data-alusta-, analytiikka-, tunnistautumis-, dokumentinhallinta-, ajanvaraus- tai asiointipalveluhanke voi ensin näkyä digitalisaationa, prosessien parantamisena, elinkaaren uusimisena, datan laadun kehittämisenä, asiakaspalvelun uudistamisena, automaationa, yhteentoimivuutena tai vaatimustenmukaisuutena.
Siksi pelkkiin avainsanoihin perustuva seuranta jättää mahdollisuuksia huomaamatta. Tiimi tarvitsee tavan yhdistää ostajan kieli todennäköiseen ohjelmistokysyntään ja arvioida sen jälkeen, onko signaali riittävän kypsä toimenpiteisiin.
- Digistrategiat ja muutosohjelmat voivat paljastaa tulevia alusta- ja palvelutarpeita.
- Budjettirivit ja investointisuunnitelmat voivat näyttää järjestelmän uusimisen tai modernisoinnin ajoituksen.
- Auditointilöydökset, datan laatuongelmat, saavutettavuuspuutteet tai kyberturvallisuushuomiot voivat luoda hankintapainetta.
- Markkinavuoropuhelu, tietopyynnöt ja toimielinten pöytäkirjat voivat paljastaa vaatimuksia ennen kuin virallinen tarjouspyyntö lukitaan.
Signaalissa ei välttämättä mainita tuoteryhmääsi. Se voi kuvata toiminnallista ongelmaa, jonka ohjelmistosi ratkaisee.
2. Valmistaudu ajoissa hankintasääntöjä rikkomatta
Hyvä varhainen valmistautuminen ei tarkoita epäasiallisen pääsyn hankkimista. Se tarkoittaa julkisen tiedon hyödyntämistä, avointa markkinavuoropuhelua, näytön valmistelua ja sen ymmärtämistä, sopiiko ostajan ongelma omaan tuotteeseen ja toimitusmalliin.
Kun markkinavuoropuhelu avautuu, toimittajalla pitää olla valmiina hyödyllisiä kysymyksiä ja perusteltua palautetta. Se voi koskea käyttöönoton vaiheistusta, integraatioita, datamigraatiota, saavutettavuutta, tukimallia, irtautumisvaatimuksia ja sitä, miten ostaja arvioi elinkaarikustannuksia. Tavoite on auttaa ostajaa ostamaan paremmin ja samalla suojata omaa tiimiä tulevalta kilpailutukselta, jota ei voi palvella kannattavasti.
- Seuraa julkisten ostajien suunnitelmia ja aiempia hankintoja ennen tarjouspyynnön ilmestymistä.
- Valmistele avointa ja syrjimätöntä markkinavuoropuhelun palautetta käyttöönoton riskeistä ja vaatimusten selkeydestä.
- Päivitä vakionäyttö niin, ettei tietoturvaa, saavutettavuutta, tietosuojaa ja referenssimateriaalia rakenneta uudelleen määräajan paineessa.
- Kirjaa oletukset ja riskikysymykset ajoissa, jotta go/no-go-päätös perustuu muuhunkin kuin strategiseen innostukseen.
3. Arvioi ohjelmistokilpailut kuorman, ei vain sopivuuden, perusteella
Ohjelmistokilpailu voi osua tuoteryhmääsi ja silti olla huono tavoiteltava. Todellinen kustannus voi olla integraatioissa, migraatiossa, räätälöinnissä, palvelutasoissa, datan sijainnissa, saavutettavuuskorjauksissa, sopimuksen irtautumisehdoissa tai käyttöönoton tuessa, jonka ostaja aliarvioi.
Kurinalainen ohjelmistojen go/no-go-malli erottaa tuotteen sopivuuden toimituskuormasta. Tuotesopivuus kysyy, ratkaiseeko ohjelmisto tarpeen. Toimituskuorma kysyy, pystyykö tiimi toteuttamaan, näyttämään, tukemaan, turvaamaan ja hinnoittelemaan ratkaisun ilman että yritys ajautuu matalakatteiseen palveluprojektiin, joka näyttää tuotemyynniltä.
- Arkkitehtuurin sopivuus: rajapinnat, tunnistautuminen, datamalli, yhteentoimivuus, hosting, häiriönsieto ja integraatio-oletukset.
- Vaatimustenmukaisuus: tietoturva, GDPR, saavutettavuus, auditoitavuus, datan säilytys ja alihankkijoiden hallinta.
- Toimituksen sopivuus: migraatio, koulutus, projektin ohjaus, asiakkaan resurssit, lokalisointi ja tukivaatimukset.
- Kaupallinen sopivuus: lisenssimalli, palvelukuorma, kiinteän hinnan riski, indeksiehdot, irtautumisehdot ja todennäköinen kilpailutilanne.
Huonosti sopivat julkiset ohjelmistokilpailut ovat kalliita, koska ne vetävät kokeneet ihmiset mukaan ennen kuin tiimi myöntää, että mahdollisuus olisi pitänyt hylätä.
4. Rakenna ohjelmistojen näyttökirjasto sen mukaan, mitä ostajat pisteyttävät
Julkiset ohjelmisto-ostajat pisteyttävät usein näyttöä enemmän kuin yleisiä väitteitä. He haluavat todisteita siitä, että toimittaja voi toteuttaa turvallisesti, integroida siististi, täyttää standardit, suojata datan, ylläpitää palvelun laatua ja tukea ostajaa käyttöönoton jälkeen.
TenderLynxin pitää auttaa ohjelmistotiimiä yhdistämään varhaiset signaalit uudelleenkäytettävään näyttöpohjaan. Kun uskottava tarjouspyyntö ilmestyy, tiimin ei pitäisi etsiä Slackista tai vanhoista kansioista viimeisintä tietoturvavastausta, saavutettavuusselostetta, käyttöönottosuunnitelmaa tai referenssiä. Sen pitäisi jo tietää mikä on ajan tasalla, kuka omistaa sisällön ja missä tarvitaan räätälöintiä.
- Pidä näyttö ajan tasalla tietoturvasta, saavutettavuudesta, tietosuojasta, hostingista, häiriönhallinnasta ja jatkuvuudenhallinnasta.
- Jäsennä referenssit ostajatyypin, integraatioiden vaativuuden, käyttäjämäärän, käyttöönottomallin ja julkisen sektorin relevanssin mukaan.
- Ylläpidä uudelleenkäytettäviä käyttöönotto-, migraatio-, koulutus-, tuki- ja irtautumissuunnitelman osioita nimetyillä omistajilla.
- Kirjaa hankekohtaiset riskit ja arvioijien päätökset, jotta seuraava julkinen kilpailutus alkaa paremmalla taustalla.
TenderLynx-näkökulma
Muuta artikkeli käytännön seurantamalliksi
Tuo mukaan yksi julkinen ohjelmistomahdollisuus tai kohdeostajasegmentti, niin näytämme miten TenderLynx yhdistää varhaiset signaalit kvalifiointiin ja näytön uudelleenkäyttöön.
Arvioi ohjelmistokilpailun sopivuus TenderLynxissäUsein kysytyt kysymykset
Mitä varhaisia signaaleja julkisen sektorin ohjelmistotoimittajien kannattaa seurata?
Digistrategiat, investointisuunnitelmat, järjestelmien elinkaarimerkinnät, markkinavuoropuheluilmoitukset, auditointilöydökset, data- tai tietoturvahankkeet, saavutettavuuspuutteet ja toimielinten päätökset ovat kaikki hyödyllisiä signaaleja.
Miten toimittaja voi valmistautua ennen tarjouspyyntöä ilman epäreilua etua?
Hyödynnä julkista tietoa, osallistu avoimeen markkinavuoropuheluun, valmistele sisäinen näyttö ja pidä palaute yleisenä, hyödyllisenä ja syrjimättömänä. Lopullisten tarjousten on silti noudatettava julkaistuja hankintasääntöjä.
Mikä on yleisin virhe ohjelmistokilpailutuksessa?
Se, että tuoteryhmän sopivuutta pidetään riittävänä. Kilpailutus voi sopia tuotteeseen, mutta kaatua integraatioihin, migraatioon, vaatimustenmukaisuuteen, käyttöönoton kuormaan tai kaupallisiin ehtoihin.