Tarjousten tuotannon työtila
TenderLynx tarjoaa tarjousten johtajille yhden työtilan vastausosiolle, todisteille, omistajuudelle ja tekoälyn laatimiselle, joten tiimi tuottaa vahvemman tarjouspaketin vähemmällä muokkauksella.
Käytä hyväksyttyjä vastauksia, viitteitä ja varmenteita uudelleen yhdessä työtilassa.
Määritä osiot ja arvostelut ennen kuin ostajaportaalista tulee pullonkaula.
Valmistele nopeammin omista todisteistasi, älä tyhjistä kehotteista.
35 %
Osiin jaetut menettelyt Suomen vuoden 2024 kynnyksen yläpuolella hankinnassa
Tavarantoimittajien on usein päätettävä paitsi tarjouksen tekemisestä, myös siitä, mitä pakettia he noudattavat.
Ilmoitus + portaali
Todelliset ostajat jakavat ilmoitukset ja toimitukset eri järjestelmiin
Sekä Kela että Espoo osoittavat, miksi toimittajat tarvitsevat kerroksen virallisten ilmoitusten ja ostajaportaalien yläpuolelle.
Roolipohjainen
Cloudia tukee dokumenttikirjastoa, tarjousarkistoa ja tarjousoikeuksia
Toimittamisen työnkululla on väliä, mutta toimittajat tarvitsevat silti aikaisempaa pätevyyttä ja laadinnan valvontaa.
Miksi vastaustyö hidastuu
Jos ostajaportaalista tulee päätyötila, tiimi löytää puuttuvat todisteet, vanhentuneet vastaukset ja epäselvät omistajat yleensä liian myöhään.
Tiimit kirjoittavat toistuvasti uudelleen valmiuksia, henkilöstöä, laatua, turvallisuutta ja viittauksia koskevia osioita, koska aiempia vastauksia on vaikea luottaa tai niitä on vaikea löytää.
Mitä tämä luo
Uudelleenkäytettävät vastaukset haudataan usein vanhoihin tiedostoihin, joten tiimit kirjoittavat vakiosisältöä uudelleen, vaikka materiaali olisi jo olemassa.
Aiheasiantuntijat kommentoivat erillisissä asiakirjoissa, tarkistajat menettävät uusimman version ja tarjousten hallinnasta tulee manuaalinen yhdistämispiste.
Mitä tämä luo
Tarkista kommentit sivuasiakirjoissa ja sähköpostiketjuissa, mikä tekee tarjousten hallinnasta manuaalisen yhdistämispisteen.
Lähetysportaalit ovat välttämättömiä arkistointia varten, mutta ne ovat väärä paikka löytää puuttuvia todisteita, epäselviä omistajia tai heikko luonnoksen laatu muutama tunti ennen määräaikaa.
Mitä tämä luo
Viimeisen mailin lähetysjärjestelmä on välttämätön arkistointiin, mutta se on väärä paikka rakentaa vastauspaketti tyhjästä.
Kuinka työ kiristyy
Osat, todisteet, arvioijat ja tekoälyluonnokset pysyvät yhteydessä, jotta tiimi voi viimeistellä todellisen työn ennen viimeistä latausvaihetta.
Katso, kuinka pätevästä tarjouksesta tulee osioitu vastaussuunnitelma, jaettu todistepohja ja lähetysvalmis vastauspaketti.
Vaihe 01
Erottele varsinainen vastaustyö sähköpostisäikeiden ja liitteiden metsästyksen melusta.
TenderLynx lisää
Uudelleen käytettävä todiste- ja vastauskirjasto
Säilytä yrityksen faktat, viitteet, todistukset ja toistettavat vastaukset yhdistettynä tarjoukseen sen sijaan, että ne olisivat hajallaan kansioissa.
Tulos: Vähemmän aikaa tavallisen hintatarjouksen sisällön uudelleen rakentamiseen
Vaihe 02
Käytä uudelleen aiempia viittauksia, vaatimustenmukaisuuspaketteja ja yrityksen vastauksia tietoisesti sen sijaan, että kopioit vanhoja tiedostoja sokeasti.
TenderLynx lisää
Strukturoitu luonnos ja tarkistus
Määritä omistajat, tallenna arvioijien kommentit ja seuraa vastausten tilaa ennen kuin sisältö saapuu ostajaportaaliin.
Tulos: Puhtaampi kanavanvaihto aiheen asiantuntijoiden ja lopullisten arvioijien välillä
Vaihe 03
Käytä ostajan toimitustyökalua toimitukseen, mutta tee luonnostelu, tarkistus ja todisteiden hallinta toimittajille rakennetussa työtilassa.
TenderLynx lisää
AI-avusteinen piirustus omasta materiaalistasi
Luo nopeammin näyttöpohjastasi sen sijaan, että pyytäisit arvioijia rakentamaan samat osiot uudelleen manuaalisesti.
Tulos: Vahvempi tallenne siitä, mitä lähetettiin ja miksi
Mitä muutoksia joukkueeseen
Tämä tarkoittaa vähemmän muokkausta, puhtaampia tarkistusjaksoja ja nopeampia ensimmäisiä luonnoksia, jotka perustuvat materiaaliin, johon yrityksesi jo luottaa.
Vähemmän aikaa tavallisen hintatarjouksen sisällön uudelleen rakentamiseen
Puhtaampi kanavanvaihto aiheen asiantuntijoiden ja lopullisten arvioijien välillä
Vahvempi tallenne siitä, mitä lähetettiin ja miksi
Nopeampi ensiluokkainen laatu toistuville julkisen sektorin moduuleille
Valmistele työtila ensin
TenderLynx on suunniteltu sen mukaan, kuinka toimittajat valmistelevat vastauksia, ei sen mukaan, kuinka ostajat keräävät latauksia.
Todistustietoinen laadinta
Järjestelmä perustuu uudelleenkäytettävään yritystietoon, ei vain kehotteeseen perustuvaan tekstin luomiseen.
Tarkista ennen lopullista arkistointia
Tiimit voivat suorittaa raskaan vastaustyön ennen kuin he pääsevät tarjouksen jättämiseen käytettyyn viimeisen mailin portaaliin.
Perustuu Suomen hankintatodellisuuteen
Moniosaiset menettelyt lisäävät vastaamisen monimutkaisuutta
EU:n tulostaulun mukaan Suomen vuoden 2024 kynnyksen ylittävistä menettelyistä 35 prosenttia jakautui osiin.
Todelliset ostajat erottavat ilmoituksen löytämisen lopullisesta hakemuksesta
Sekä Kela että Espoo havainnollistavat samaa kaavaa: tavarantoimittajien on vielä valmistauduttava lopullisen toimituspinnan ulkopuolella ja toimitettava sitten tarvittavan portaalin kautta.
Nykyiset toimittajaportaalit korostavat jo toimitusten valvontaa
Cloudian tukidokumentaatiossa korostuvat asiakirjakirjastot, tarjousarkistot, toiminnot ja käyttöoikeudet, mikä vahvistaa tarvetta vahvemmalle piirustuskerrokselle ylävirtaan.
Tarjousjohtajien esittämät kysymykset
Seuraava vaihe
Pilkomme yhden avoimen tarjouskilpailun vastausosiin, liitämme tarvittavat näytöt kuhunkin kohtaan ja näytämme, miten tarjouspaketti kootaan ennen lopullisen lähetyksen alkua.
Mitä demo kattaa
Miten tarjous muuttuu jäsennellyksi vastaussuunnitelmaksi
Mitkä näytöt käytetään uudelleen ja mikä todistusaineisto vielä puuttuu
Miten tarkistus ja lopullinen lähetys pysyvät hallinnassa
