Kenelle tämä on
Kaupalliset liidit, tarjouspäälliköt ja toimittajat skaalaavat Suomen julkisen sektorin myyntiä.
1. Älä sekoita ilmoitusten näkyvyyttä putkilinjan ohjaukseen
Useimmat tavarantoimittajat eivät häviä julkisia tarjouskilpailuja, koska he eivät nähneet vielä yhtä ilmoitusta. He häviävät, koska liian monta heikkoa ilmoitusta tulee tarkistusjonoon, kun taas parhaat mahdollisuudet löydetään liian myöhään valmistautuakseen kunnolla.
Voittajatiimit seuraavat yleensä yhdessä virallisia ilmoituksia, suunniteltuja hankintoja ja ostajan rytmiä. Näin jää aikaa referensseille, kumppanien koordinoinnille, sivustosuunnittelulle ja budjetin muotoilulle, ennen kuin vastaustyöstä tulee kiireellinen.
- Virallisen ilmoituksen kattavuus: HILMA, TED ja jo tuntemasi ostajaportaalit.
- Suunnittelun kattavuus: hankintakalenterit, markkinakeskustelut, toimikuntien pöytäkirjat ja uusimisrytmi.
- Kaupallinen kattavuus: alue, ostajan tyyppi, arvoalue, todennäköinen kilpailu ja toimitussovitus.
2. Tee pätevyydestä kaupallinen valvontapiste
Julkisesta tarjouskilpailusta tulee nopeasti muodostua jäsennelty päätöspinta. Tiimin on tiedettävä, kuka ostaja on, miltä taakka näyttää, kuinka nopeasti aikataulu etenee ja onko toimittajalla todellista näyttöä todennäköisistä pisteytyskriteereistä.
Jos näin ei tapahdu aikaisin, arvioijasta tai ehdotusten johtajasta tulee ihmissuodatin jokaiselle mahdolliselle tilaisuudelle.
- Tarkista taakka ajoissa: päivämäärät, liitteet, poissulkemislausekkeet ja vähimmäisvaatimukset.
- Tarkista todisteet ajoissa: referenssit, todisteet henkilöstöstä, sertifioinnit ja kyvykkyysaukot.
- Tarkista taloustiede ajoissa: arvoalue, todennäköinen marginaali ja sisäinen pyrkimys tuottaa vakava vastaus.
Hyvän hyväksymis-/kieltopäätöksen tulee olla nopea, selitettävissä ja uudelleenkäytettävissä, kun tiimi tarkistaa tarjouksen uudelleen.
3. Valmistele vastaustyönkulku ennen kuin ostajaportaalista tulee pullonkaula
Lähetysportaalit ovat tärkeitä, mutta ne eivät ole siellä, missä toimittajien pitäisi löytää puuttuva omistajuus, heikko todiste tai päällekkäinen luonnos. Parempi toimintamalli on jäsentää vastauspaketti ja todistekirjasto ennen viimeistä latausvaihetta.
Tämä tarkoittaa, että osiot, arvioijan omistus, vakiomateriaali ja vastauslogiikka on valmisteltava alkuvaiheessa.
- Säilytä uudelleenkäytettäviä yritystietoja ja referenssejä yhdessä toimittajan hallitsemassa työtilassa.
- Määritä omistajat osioiden mukaan ennen tarkistuksen aloittamista.
- Käytä portaalia arkistointiin, älä sen selvittämiseen, mitä tiimi on vielä velkaa.
TenderLynx-näkökulma
Muuta artikkeli käytännön seurantamalliksi
Tuo yksi live- tai tuore tarjous, niin näytämme kuinka työnkulku muuttuu signaalista kelpuutukseen ja vastauksen valmisteluun.
Katso työnkulku TenderLynxissäUsein kysytyt kysymykset
Mikä on toimittajien suurin virhe Suomen julkisissa tarjouskilpailuissa?
Yleensä kyse ei ole ilmoitusnäkyvyyden puutteesta. Se antaa liian monien huonokuntoisten tarjousten tarkastelun ja löytää paremmat mahdollisuudet liian myöhään valmistautua hyvin.
Onko pienemmillä toimittajilla todella mahdollisuuksia?
Kyllä. Suomen julkisissa hankinnoissa on jo vahva pk-osuus, joten kurinalaisella valinnalla ja valmistelulla voi olla enemmän merkitystä kuin pelkällä koolla.